Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Buchhaltung CH (nachfolgend „wir“) personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt. Wir halten uns an das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, revDSG 2023) sowie – wenn zutreffend – die EU-DSGVO.

1. Verantwortliche Stelle

Buchhaltung CH · c/o Strongfit GmbH · Schweiz
E-Mail: info@ch-buchhaltung.ch

Softwareentwicklung, Betrieb und Lizenzierung der Plattform durch die InvictaX Group GmbH.

2. Erhobene Daten

Wir verarbeiten folgende Datenkategorien:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (bcrypt), Rolle.
• Firmendaten: Firmenname, UID, Adresse, IBAN, MWSt-Nummer.
• Belege & Buchhaltungsdaten: Hochgeladene Quittungen, Rechnungen, Journal-Einträge, Bankdaten (camt.053).
• WhatsApp-Metadaten: Telefonnummer, Nachrichten-Content, Mediendateien (wenn du unseren WhatsApp-Bot nutzt — siehe §5).
• Nutzungsdaten: Log-Ins, IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent (nur zur Missbrauchs-Erkennung).

3. Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung der Buchhaltungssoftware und aller Funktionen.
• Automatische Belegerfassung mit OCR (Google Cloud Vision) und KI-Analyse (Anthropic / OpenAI / Gemini).
• Bank-Abgleich, Mahnwesen, Steuerberichte.
• Kontaktaufnahme mit dir per E-Mail (Rechnungen, Erinnerungen, System-Benachrichtigungen).

4. Drittanbieter (Auftragsverarbeiter)

• Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business API) — nur wenn du unseren WhatsApp-Bot nutzt.
• Google Cloud Vision (Schweiz-Region) — OCR-Erkennung von Belegen.
• Anthropic, OpenAI, Google Gemini — KI-Textanalyse. Keine Daten werden zum Modell-Training verwendet.
• Stripe Payments Europe Ltd — Abo-Zahlungen. Wir sehen nur die letzten 4 Kartennummer-Ziffern.
• Bundesamt für Statistik (BFS) — Firmen-Adressanreicherung via UID-Register (nur öffentliche Daten).

5. WhatsApp-spezifische Verarbeitung

Wenn du unseren WhatsApp-Bot nutzt, sendest du Bilder von Belegen an unsere Meta WhatsApp Business Nummer. Meta liefert diese Nachrichten an unseren Server aus. Wir verarbeiten:

• Deine Telefonnummer (verknüpft mit deinem User-Konto).
• Bildinhalte deiner Belege (OCR-Erkennung → Speicherung als Beleg).
• Textnachrichten (nur Kommandos wie /firma 1).

Meta-seitig gilt zusätzlich die WhatsApp-Datenschutzerklärung. Deine WhatsApp-Nummer wird gelöscht, sobald du sie unter Einstellungen → WhatsApp entkoppeln löschst (oder eine Datenlöschung nach §7 anforderst).

6. Speicherdauer

Buchhaltungsdaten unterliegen der Schweizer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (Art. 958f OR). Wir speichern deine Daten daher mindestens für diese Frist. WhatsApp-Metadaten (Telefonnummer, Sessions) löschen wir automatisch nach 24 Monaten Inaktivität.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (kostenlos, 1× pro Jahr).
• Berichtigung falscher Daten.
• Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht) — siehe Anleitung zur Datenlöschung.
• Datenportabilität (Export als JSON/CSV).
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Anfragen richte bitte an datenschutz@ch-buchhaltung.ch. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

8. Server-Standort

Unsere Server stehen in Schweizer und EU-Rechenzentren. Zu Drittländer-Übermittlungen kommt es nur bei den in §4 genannten US-Anbietern (Anthropic, OpenAI, Stripe) — jeweils auf Basis von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. dem EU-US Data Privacy Framework.

9. Aufsichtsbehörde

Beschwerderecht beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB):
www.edoeb.admin.ch

10. Änderungen

Wir dürfen diese Datenschutzerklärung anpassen. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir per E-Mail an dein Konto.